Der Prozess läuft jetzt automatisch. Leider.

Der Saugroboter fährt. Die Route stimmt. Der Akku ist voll. Dummerweise zieht er gerade eine Rolle Klopapier durch die Wohnung.

Technisch läuft alles bestens.

Bei der Automatisierung im Unternehmen kann etwas Ähnliches passieren: Eine Aufgabe wird zuverlässig erledigt – und hinterher haben alle mehr Arbeit.

Mehr Output. Und jetzt?

Mit KI lässt sich eine Menge beschleunigen. Texte schreiben, Anfragen sortieren, Antworten vorbereiten. Das ist praktisch, gerade in kleinen Teams.

Verlockend wird es beim Wort „mehr“. Wenn ein Beitrag früher eine Stunde gedauert hat und jetzt zehn Minuten braucht, könnten wir doch sechsmal so viel veröffentlichen.

Könnten wir. Nur hat bisher niemand gefragt, ob jemand sechsmal so viel von uns lesen möchte.

Ein Beitrag ohne hilfreichen Gedanken bleibt auch dann ziemlich egal, wenn er jeden Dienstag automatisch erscheint. Wir Agenturen dürfen uns da ruhig mit angesprochen fühlen.

Erst aufräumen, dann automatisieren

Nehmen wir eine automatische Antwort auf eine Kundenanfrage:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.“

Die Mail ist sofort da. Der Kunde weiß trotzdem nicht, ob er heute noch eine Antwort bekommt oder nächste Woche nachfragen muss.

Hilfreicher wäre eine ehrliche Angabe, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann und was als Nächstes passiert. Sobald das intern geklärt ist, kann die automatische Mail tatsächlich Arbeit sparen – auch dem Empfänger.

Vor dem nächsten automatisierten Ablauf helfen deshalb drei Fragen:

• Was soll dadurch für den Kunden einfacher werden?
• Funktioniert der Ablauf bisher überhaupt vernünftig?
• Wer merkt es, wenn etwas schiefläuft?

Dafür braucht es kein großes Strategieprojekt. Oft reicht es, einen Vorgang einmal vom Anfang bis zum Ende durchzuspielen.

KI und Automatisierung können kleinen Teams viel abnehmen. Umso wichtiger ist, dass wir ihnen sinnvolle Aufgaben geben und das Ergebnis im Blick behalten.

Und gelegentlich nachsehen, was der Saugroboter hinter sich herzieht.